Nach langem probieren und arbeiten mit to-do-Listen und diverser Zeitplansysteme bin ich auf eine simple Methode der Selbstorganisation gestossen.
Meine Ablagekörbe haben sich innerhalb kürzester Zeit minimiert.

Wie das geht? Ganz einfach. Zu Beginn meines Arbeitstages lege ich fest, welche Aufgaben am heutigen Tage zu erledigen sind.
Nun bestimme ich die zwei bis drei wichtigsten Aufgaben des Tages. Dies ist extrem wichtig, da am Tag unvorhergesehenes passiert und oftmals innerhalb kürzester Zeit die Planung über den Haufen geworfen ist. Daher beschränke ich mich auf die zwei bis drei wichtigsten Aufgaben.

Um meine wichtigsten Arbeiten ungestört bearbeiten zu können, habe ich mit meinen Mitarbeiterinnen vereinbart, dass ich in diesem festgelegten Zeitfenster weder durch Anrufe noch durch unangemeldete Besucher gestört werden soll. Wenn Sie keine Mitarbeiter beschäftigen, dann schalten Sie den Anrufbeantworter ein oder nutzten Sie ein e-buero-service.

Wenn diese erledigt sind, habe ich ein gutes Gefühl und weiss, dass Wichtigste wurde erledigt. Alles was jetzt noch erledigt  wird ist prima und wenn nicht, dann ergibt sich hieraus auch kein Problem.

Nun kann ich mich guten Gewissens um meine sonstigen Aufgaben, wie Telefonate, emails beantworten, Schriftwechsel verfassen etc. kümmern.

Nun kommt die simple Methode.
Erledige alles was Du in weniger als 3 Minuten erledigen kannst sofort.
Das soll die super Methode sein. Ja !!!!!!

Wenn Du in Deiner Nebenzeit ein email-erhältst, dann Antworte sofort. Wenn Du es nicht sofort beanworten kannst, dann Antworte dem Absender und teil ihm mit, wann er eine Antwort von Dir erhält. Nun lege ich einen Ausdruck der Mail in meinen Pultordner (mit 31 Fächern, einen für jeden Tag des Monats). Lege es nicht einfach in Dein Eingangskästchen und denke, das mach ich sobald ich Zeit habe. Nein, erledige es und es ist weg vom Tisch.

Wenn Du der Meinung bist, bei mir funktioniert das nicht. Probiere es, was hast Du zu verlieren und ich verspreche Dir, am Ende des Tages wird Dein Schreibtisch aufgeräumt sein und Du gehst mit einem gutem Gefühl in den Feierabend.

Was sind die Vorteile des "sofort-Erledigen-Prinzips"

  1. Der Kopf ist frei für die wichtigen Dinge, die einen auch wirklich weiterbringen.
    Wir haben kein schlechtes Gewissen mehr, weil wir noch jemand zurückrufen wollten oder das lästige Schreiben immer noch nicht fortgeschickt haben
     
  2. Kein vollen Ablagekästchen, die uns schlechte Laune bereiten oder in denen wir verzweifelt irgendwelche Dinge suchen
     
  3. Wir nehmen den Vorgang nur einmal in die Hand und sparen somit eine unmenge Zeit. Die Dokumente liegen sofort am richtigen Ort und wir sparen eine Menge Suchzeit.
     
  4. Ein freier Schreibtisch an dem man sich wohl fühlt und auch bei Ihren Mitarbeiter oder Kunden einen ordentlichen Eindruck hinterlässt
     
  5. Durch Ihre schnelle Antwort überraschen Sie Ihre Kunden

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Ihr Freund im Kampf um mehr Zeit und eine bessere Organisation

Michael Faraone